Hệ thống booking online khách sạn là gì? Sự cần thiết của hệ thống đối với doanh nghiệp?

Công nghệ ngày càng phát triển. Kéo theo đó ngày càng ra đời nhiều công cụ giúp ít cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống booking online dường như đã trở thành một khái niệm khá quen thuộc với hầu hết tất cả mọi người đặc biệt là những người làm trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn hoặc các khách hàng đặt phòng. Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn có cái nhìn tổng quan hơn về hệ thống booking online khách sạn và tầm quan trọng của nó đối với sự phát triển của doanh nghiệp.

Hệ thống booking online khách sạn là gì?

Hệ thống booking online là hệ thống mà qua đó khách hàng có thể xem các thông tin, nội dung, tiến hành các việc lựa chọn dịch vụ và có thể thanh toán trực tuyến thông qua hệ thống đó. Việc này được thực hiện trên các phương tiện quảng bá của doanh nghiệp như: website, mạng xã hội, email, quảng cáo…Nhằm cung cấp cho khách hàng chất lượng phục vụ Online tốt nhất, nhanh nhất và chất lượng nhất.

Hệ thống booking online khách sạn thường sử dụng là Hotel Booking Engine. Đây là phần mềm giúp các thao tác thanh toán, đặt phòng của khách hàng được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện nhất. Hệ thống cung cấp cho khách hàng các thông tin cụ thể: giá phòng, tình trạng cơ sở vật chất, dịch vụ đi kèm, ưu đãi,… Và xác thực thông tin khách hàng và tiếp nhận thông tin đặt phòng.

Hệ thống booking online khách sạn này sẽ quản lý tất cả dữ liệu, từ việc quản lý cài đặt, đóng mở phòng, tạo thêm các dịch vụ đi kèm, hình thức thanh toán, các chương trình khuyến mại, dịch vụ đi kèm,… Hệ thống cũng sẽ lưu trữ, bảo mật và thống kê tất cả để quá trình booking online của bạn được diễn ra tự động và đơn giản nhất.

Lợi ích khi sử dụng hệ thống booking online khách sạn

Bảng giá dễ dàng quản lý và cập nhật

Mỗi mùa sẽ có lượng khách du lịch khác nhau. Vì thế, khách sạn cũng thường hay có chương trình điều chỉnh giá hay khuyến mãi để thu hút được nhiều lượt khách hàng hơn

Hệ thống booking online khách sạn sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng truyền đạt được thông tin cần thiết này đến khách hàng chỉ bằng vài cái click chuột.

Hệ thống quản trị đơn giản.

Hệ thống booking online khách sạn có giao diện đơn giản và dễ hiểu. Điều này giúp cho người quản lý và cả khách hàng dễ dàng sử dụng và thực hiện các thao tác đặt phòng, kiểm tra. Mọi vấn đề chỉnh sửa thông tin hay cập nhật tin tức đều được cập nhật nhanh chóng.

Lưu trữ thông tin, lịch sử khách hàng đã giao dịch

Mọi thông tin về giao dịch với khách hàng đều sẽ được lưu trữ trên hệ thống booking online khách sạn. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được tình trạng hoạt động kinh doanh đang ở mức độ nào. Đây cũng là những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp đưa ra những chiến lược thu hút khách hàng hiệu quả. Thông qua danh sách, bạn sẽ biết được những ai thường sử dụng dịch vụ khách sạn bên mình, từ đó đưa ra những ưu đãi, tri ân khách hàng. Hoặc tiếp nhận những phản hồi của khách hàng để tiếp tục phát triển hoặc khắc phục.

Cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng

Thông qua hệ thống booking khách sạn các thông tin sẽ được truyền tải tới khách hàng một cách đầy đủ như: thông tin của khách sạn: địa chỉ, số điện thoại, hình ảnh khách sạn, hình ảnh phòng nghỉ, giá cả, giờ nhận-trả phòng, phòng trống,…

Thao tác đặt phòng nhanh chóng

Sau khi tham khảo các thông tin về khách sạn và chọn được phòng ưng ý. Khách hàng có thể dễ dàng thực hiện thao tác đặt phòng thông qua hệ thống booking online khách sạn. Khi đến nơi, khách hàng chỉ cần nói thông tin của mình là có thể nhận được phòng như yêu cầu.

Thông báo kịp thời

Sau khi khách hàng đặt phòng thông qua hệ thống, các thông tin sẽ lập tức được gửi về khách sạn. Nhân viên có thể dễ dàng quản lý, chuẩn bị cũng như có thể liên hệ nếu khách hàng có thắc mắc cần được giải quyết.

Những điều cần lưu ý xây dựng hệ thống booking online khách sạn

Xu hướng đặt phòng online ngày càng trở nên phổ biến vì tính hiệu quả mà nó mang lại. Các khách sạn đều xây dựng hệ thống đặt phòng online ngay trên website của mình. Thay vì chờ đợi hướng dẫn từ lễ tân, khách hàng có thể chủ động lên website tìm kiếm các thông tin về phòng ốc và trực tiếp đặt phòng một cách nhanh chóng. Chính vì vậy việc tích hợp hệ thống booking online trở thành phương tiện cần thiết đối với khách sạn trong thời đại số.

Khi xây dựng hệ thống booking online khách sạn cần phải nắm rõ những điều sau:

-Tạo sự phù hợp giữa cảm nhận và giao diện website

Hãy đảm bảo rằng công cụ booking online của bạn có hiển thị rõ ràng logo và có màu sắc chủ đạo phù hợp với bảng màu của website. Điều này sẽ khiến khách hàng khi truy cập và đặt phòng cảm thấy sự thân quen và gợi nhớ về thương hiệu khách sạn của bạn

-Xác nhận dữ liệu của khách hàng 

Hãy chắc chắn rằng khi khách hàng hoàn thành xong phần lựa chọn phòng và điền thông tin, hệ thống của bạn sẽ gửi mail xác nhận việc đặt phòng và xác nhận thông tin của khách hàng. Điều này sẽ tạo nên sự tin tưởng và uy tín với khách hàng

-Quá trình thanh toán thuận tiện

Việc thanh toán phải diễn ra một cách nhanh chóng và thông suốt. Bạn cần đảm bảo những thông tin cá nhân của khách hàng được bảo mật mọi lúc và quy trình thanh toán phải xử lý một cách an toàn.

Hệ thống booking online khách sạn kết hợp với hệ thống quầy lễ tân sẽ giúp bạn quản lý việc đặt phòng hiệu quả hơn

Hệ thống booking online khách sạn là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh. Hi vọng thông qua bài viết các doanh nghiệp sẽ có cái nhìn rõ nét hơn về những tiềm năng to lớn mà hệ thống này mang lại, từ đó sẽ áp dụng vào việc xây dựng, quản lý và kinh doanh khách sạn hiệu quả trong thời đại công nghệ số.  

Nếu doanh nghiệp của bạn đang kinh doanh lĩnh vực khách sạn hay homestay, việc sỡ hữu một website với hệ thống booking online sẽ thật sự hữu hiệu cho sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu bạn vẫn chưa tìm được nơi nào ưng ý, hãy liên hệ ngay Halo Media để được tư vấn tận tình và sở hữu ngay một website tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết nhé!